Har du varit med om att ett retrospektiv eller en workshop inte gått som du tänkt dig? När dina planerade övningar hämmade deltagarna snarare än att bidra till nya idéer och engagerande diskussioner? Det här är min berättelse om när det hände mig och erfarenheterna jag tog med mig därifrån.
En övning, två olika utfall
Jag var ny på ett uppdrag som scrum master och det var dags att hålla retrospektiv med de två utvecklingsteamen. Jag hade förberett ett klassiskt upplägg där teamens uppgift var att beskriva nuläget samt den önskade framtiden, och utifrån det besluta om konkreta åtgärder som tar oss i riktning mot målbilden. Retrospektiven inleddes med en tyst brainstorming, för att ge alla chansen att reflektera och i lugn och ro formulera sina tankar på post-its. Därefter dela med sig och visualisera dem genom att sätta upp sina lappar på väggen.
Vid det första retrospektivet dök teamet rätt in i uppgiften. De skrev lappar, presenterade och diskuterade hejvilt. Många konkreta förslag på hur vi närmar oss den önskade framtiden togs fram, flera som gav upphov till ännu mer diskussion. När tiden var slut och vi lämnade rummet var alla nöjda med de åtgärder som röstats fram och möjligheten till att få ha pratat av sig ordentligt.
Efter det första retrospektivet var jag nöjd med mitt upplägg. Min känsla var att de olika övningarna passade utmärkt för ändamålet och att de bidrog till att skapa kreativitet och delaktighet hos deltagarna. Det var med andra ord med lätta steg jag gick vidare till dagens andra retrospektiv.
Här blev det pannkaka. Effekten av övningarna kan bäst beskrivas som den motsatta. Först uppstod total förvirring. Förvirringen byttes sedan till black-out för flera av deltagarna och avsaknaden av pennor som skriver flitigt mot papper var stor. De enstaka tankar som skrevs ner och presenterades kändes frampressade och halvhjärtade, och diskussionerna uteblev. Det var tydligt att upplägget hämmade deltagarna snarare än att bidra till kreativitet. Det var dags att tänka om.
De få lappar som hade satts upp på tavlan fick sitta kvar. Jag sa att de gärna fick ha dem som inspiration men att det även var okej att bortse från dem. Utan några krav på att skriva ner sina tankar fick nu alla i uppgift att välja en sak som de själva ville förändra och göra bättre under kommande sprint. Det här blev vändningen. Diskussionerna kom igång och deltagarna väckte idéer och engagemang hos varandra.
Efter övningen delade jag med mig av mina observationer om vad som hänt under första delen av retrospektivet, varför jag bröt och varför jag ändrade upplägg. Jag fick medhåll från teamet och vi avslutade med att diskutera upplägg för kommande retrospektiv.
Vad var det egentligen som hände?
Hur kom det sig att en och samma övning, faciliterad av samma scrum master och genomförd på samma tema kunde få två så vitt skilda utfall?
Jag tror att det finns flera svar på den frågan. I mitt fall kan det till exempel ha berott på mitt agerande som facilitator, intresset för temat eller att tilliten inom gruppen och/eller till mig som ny scrum master varierade. Men det jag vill lyfta i den här artikeln handlar om något helt annat. Det bygger på det självklara men också så lätta att glömma bort: att vi människor och team är olika. Det som faciliterar ett team till delaktighet och kreativitet behöver nödvändigtvis inte göra det för ett annat.
Precis som vi människor lär oss på olika sätt, vissa genom att läsa och andra genom att lyssna, så triggas även vår reflektionsprocess igång på olika sätt. För vissa räcker det med några minuters tystnad och tid för egen reflektion för att sätta igång sina tankar. Så som min övning krävde av samtliga teammedlemmar. Medan det för andra istället kan vara hämmande med tystnaden och kravet på att formulera sina tankar i skrift. Vissa personer reflekterar bättre om de istället får höra andras tankar, ha ett öppet samtal genom hela retrospektivet eller visualisera sina tankar på andra sätt, som till exempel genom att rita.
Det var just det här, att vi kickar igång våra reflekterande tankar på olika sätt, som jag reagerade på under retrospektivet. Det var det som fick mig att agera, bryta, börja om och ta bort kravet på att skriva ner sina tankar.
Reflektion – en färdighet som kräver träning
En annan faktor som påverkar våra retrospektiv och som jag vill lyfta upp i ljuset och påminna alla om är att reflektera är en färdighet. En färdighet som vi är olika bra på. Jag är övertygad om att alla kan reflektera. De flesta av oss gör det dagligen, när vi tar hand om disken, väntar på bussen eller när vi gått och lagt oss för kvällen. Men att reflektera kring ett specifikt ämne och vid en given tidpunkt är en helt annan sak. Det kräver träning. Träning i att fokusera och stänga ute alla för stunden ej relevanta tankar och att ha ett öppet sinne för det vi reflekterar kring. Men även träning i att släppa på sina spärrar och tillsammans med andra skapa insikt och kunskap genom att dela sina reflektioner och ta in andras.
Skapa en verktygslåda
Att vi människor är olika är ingen nyhet. Ändå så blev den här händelsen en ögonöppnare för mig. Det betyder inte att jag numera alltid låter mina retrospektiv vara designade så att de är anpassade efter teamens styrkor. Jag försöker fortfarande utmana dem med olika övningar och olika sätt att reflektera, för det är endast genom träning som vi kan bli bättre. Men precis som det är viktigt att låta alla få chansen att tänka för sig själva så är det minst lika viktigt att inte begränsa individer som har andra behov.
Så till alla er som håller retrospektiv och workshops: var medvetna om att olika upplägg kan gynna olika individer och att dina övningar är där för att hjälpa till att skapa delaktighet och kreativitet hos deltagarna. Om det inte sker är det din uppgift som facilitator att agera på situationen. Lyckligtvis brukar det räcka med att ha is i magen och ge gruppen tid men i vissa fall, så som i mitt exempel, gör tid ingen skillnad. Vid dessa tillfällen kan det vara tryggt att ha en verktygslåda med övningar att växla mellan vid behov. Ett tips är att fylla din verktygslåda med olika typer av övningar: diskussionsövningar, övningar där alla får tänka i lugn och ro, aktiva övningar där deltagarna rör sig i rummet och kreativa övningar där deltagarna skapar/ritar. Slutligen vill jag uppmuntra alla till att våga testa, går det inte som du tänkt dig så gör som jag: bryt och börja om.