På ett par uppdrag har jag upplevt vad jag kallar mötes-klaustrofobi. Det finns knappt någon tid att jobba för alla möten där jag ofta sitter och försöker göra mailen samtidigt, eller börjar tänka på annat (och misstänker att de flesta andra gör det också).
Forskningen visar att de flesta möten känns improduktiva för de flesta av deltagarna.
Låt oss ställa några enkla frågor för att se om vi kan göra våra möten mer effektiva, kortare eller till och med strunta i dem.
Frågor att Fundera Över För
Syfte: Vad är egentligen orsaken till att vi behöver mötet? Vilken effekt vill vi ha och varför? Undvik att beskriva en aktivitet
Tips! börja din tanke med “Så att…” för att få klarhet i syftet.
Är syftet att “hålla alla informerade”? Var kritisk här. Behöver detta verkligen ske i ett mötesformat? Tänk på alternativen – kanske att skicka informationen eller ha den tillgänglig centralt och bara träffas för att diskutera de frågor som uppstår.
Måste verkligen alla vara där? Är någon inbjuden “bara för att den kan vara bra att ha med?”,
Tips! överväg att istället ha dem som en kontakt vid behov under mötet.
Tips 2! Låt de som bara behövs för en viss fråga vara med i början och sen droppa av.
Vilka specifika frågor behöver svar under mötet? Skriv ner dem i agendan och se till att de besvaras. Om de fått svar kan ni säga att mötet var framgångsrikt.
Tips! Skicka sedan ut frågorna och svaren som mötesanteckningar så fick ni det på köpet
Vad skulle hända om vi inte hade det här återkommande mötet? Om du inte kan komma på vad som kommer vara annorlunda utan mötet, prova att ställa in det några gånger – kanske behövdes det inte i den formen, eller över huvudtaget?
