Om övertid i utvecklingsprojekt – Citerus – Utvecklar människor och mjukvara

Övertid kan tyckas vara ett enkelt sätt att få mer gjort när projektet börjar få svårt att hinna med, men lösningen är inte utan problem.

Vi börjar i rätt ände: vad, om något, är problemet med övertid i utvecklingsprojekt? De problem som lyfts fram generellt är ganska tunga saker. Det påstås att övertid:

Ökar kostnaden mer än produktiviteten
Bidrar till fler defekter
Sänker motivationen
Ökar ångest och depression och påverkar familjelivet
Försämrar talangmarknadserbjudandet

Olika sorters övertid

All övertid är inte lika. Dels kan övertid användas i kortvariga och sällsynta perioder, dels kan övertid användas som en stående standardlösning. Det går också att skilja på övertid som mer frivilligt väljs av den som gör jobbet, och övertid som beordras.

Frivillig och kortvarig övertid är sannolikt mindre problematisk än beordrad och långvarig övertid. De stora problemen som lyfts fram har sannolikt störst koppling till denna typ av övertid.

Svårt att studera

Effekten av övertid verkar inte helt lätt att studera, eftersom många faktorer påverkar produktiviteten i ett företag, och dessutom är det inte alls uppenbart hur man egentligen mäter produktiviteten i utvecklingsprojekt.

Trots detta verkar många överens om att långvarig övertid är skadlig för utvecklingsarbetets produktivitet (och för arbetslivskvaliteten). Vi kan studera den forskning som finns inom industrin, och resonera kring om motsvarande kan gälla inom kunskapsarbete.

Ökar kostnaden mer än produktiviteten

Intuitivt kan tyckas att fler timmar borde leda till att mer blir gjort. I praktiken är det inte så enkelt.

Den första frågan vi behöver ställa oss är: är alla arbetstimmar på jobbet lika produktiva?
Svaret blir nej. Ibland är vi extremt produktiva, och ibland gäller motsatsen.

Nästa fråga blir: hur påverkar övertid vår produktivitet? Om vi jobbar 50% mer, kan vi då förvänta oss 50% mer resultat? Svaret tycks vara nej. På kort sikt kan vi förvänta oss att vi får mer gjort, men förbättringen är inte linjär mot antalet timmar. I och med att vi blir tröttare mot slutet av dagen eller veckan, så minskar också vår produktivitet.

En studie i byggbranschen visade på att efter flera veckors övertid så tjänande man inte längre något alls på att fler timmar arbetades. Man fick alltså ut lika mycket som om man hade jobbat normal arbetstid.

Redan på kort sikt ser vi alltså att vi inte får ut så mycket från övertid som man skulle tro. På lång sikt kan rent av produktiviteten sjunka, när följdeffekterna av övertiden gör sig gällande.

Bidrar till fler defekter

Tom deMarco citerar i sin bok “Slack” kollegan Tim Lister: “People under pressure don´t think faster” [3]. Mer koncist än så kan det knappast sägas.

Utvecklingsarbete kräver kreativitet och koncentration. Tröttheten som kommer med långvarig övertid hjälper knappast med det. Tvärtom ligger det nära till hands att tro att övertid ökar risken att vi introducerar defekter i koden.

Är det OK att programmera onykter? Möjligtvis hemma, men knappast på jobbet. Men det är accepterat att programmera när man är helt uttröttad, trots att tröttheten lätt kan motsvara effekten av onykterhet. [2] Hjälper sådana trötta timmar verkligen projektet framåt, eller gör de att vi tar ett steg bakåt?

Felsökning och felrättning är kostsamt och svårt att tidsplanera, vilket påverkar produktiviteten och förutsägbarheten på lång sikt. Ett fel som tar några timmar att orsaka kan kosta dagar eller veckor att hantera.

Sänker motivationen

När en medarbetare behöver jobba övertid för att försöka leva upp till en plan som bestämts av någon annan. så är det knappast bra för motivationen.

Sett ur motivationsperspektivet är kortvarig och frivillig övertid sannolikt mindre skadlig, just eftersom den väljs frivilligt. Dock får vi vara vaksamma på att gränsen mellan frivilligt och påtvingat ibland kan vara suddig. När ett visst beteende, t.ex. att jobba långa dagar, satt sig i väggarna styrs vi mer av det än vi ibland vill erkänna ens för oss själva.

Ökar ångest och depression och påverkar familjelivet

Den forskning som oftast nämns kommer från industrin. Där man upptäckt att allvarliga olyckor lättare inträffar när arbetare jobbar övertid och är trötta.

En studie gjord av University College i London på 2000 medelålders kontorsarbetare kom fram till att de som arbetat i snitt elva timmar per dygn hade runt 2,5 gånger så ofta perioder av depressiva sjukdomar som de som bara arbetat 7-8 timmar per dygn. [4]

Att långa dagar och veckor påverkar den som har en familj (och för all del släkt och vänner) kan tyckas uppenbart, men är det kanske inte alltid. Jag diskuterade själv detta med en mentor i branschen, och kommenterade att jag inte reser så mycket som konsult att det borde påverka mina barn. “That’s what you think”, var hans svar. Omedelbart insåg jag vilken enorm händelse det var för mig som liten när min pappa kom hem från sina tjänsteresor, och då hade han nog ändå bara varit borta ett par dagar.

Försämrar talangmarknadserbjudandet

Det är inte orimligt att tro att ett företag som blir känt för att låta sina anställda arbeta långa perioder av övertid gradvis blir mindre attraktiva som arbetsgivare.

Varför använder vi övertid?

Om övertid är så problematiskt, varför är det fortfarande så vanligt?

Det fungerar, på kort sikt
De negativa effekterna kommer med fördröjning. När väl problemen uppstår är det inte alls säkert att vi kopplar dem till användadet av övertid. Paradoxalt nog kanske vi väljer att jobba ännu mer övertid för att försöka lösa problemet, vilket bara förvärrar situationen.
Kostnaderna är inte synliga, t.ex. kostnaden för personalomsättning
Synen på medarbetare som “resurser” som ska “allokeras” abstraherar bort problemen
Intuitivt känner vi att fler timmar borde leda till att mer blir gjort
Vår passion för det vi gör driver oss att arbeta mycket
Vi är rädda för att vi inte visar framfötterna tillräckligt mycket om vi säger nej till övertid

Vägar framåt

Kontinuerlig omprioritering

Genom att prioritera utvecklingsarbetet per funktion och kvalitet, kan vi se till att nyckelegenskaper hos produkten färdigställs tidigt i projektet. Då ökar sannolikheten att vi kan hålla tidplaner och budgetar genom att anpassa omfånget i produkten ellt eftersom vi lär oss mer om vad som är görbart inom de satta ramarna – istället för att jobba övertid.

Detta är vägen vi går när vi i scrum använder en noggrant prioriterad produktbacklog och utvecklar produkten i stabila inkrement.

Fler högproduktiva timmar

Övertid är ett sätt att lägga till fler timmar av arbete till ett utvecklingsprojekt. Vilka andra sätt finns det att lägga till fler timmar?

Inga, kan tyckas, om man endast räknar antal timmar. Men om man nyanserar målet och formulerar om det som att lägga till fler högproduktiva timmar till arbetet, så öppnar sig ytterligare en möjlighet. Den möjligheten handlar om att konvertera de timmar som idag är lågproduktiva till högproduktiva.

Detta är den väg vi går när vi väljer att fokusera på “servant leadership”, som vi gör med t.ex. scrum. Målet för en stöttande ledare är att hjälpa sin organisation att bli mer produktiv på ett uthålligt sätt. En stöttande ledare hjälper till att konvertera lågproduktiva till högproduktiva timmar.

Uthålligt tempo

Ett slagord i den agila rörelsen är “sustainable pace”. Ett utvecklingsteam ska kunna arbeta utan bortre tidsgräns med det tempo man håller. Det betyder att man håler sig till en rimlig längd på arbetsdagen, tar sina helger ledigt och unnar sig semester då och då. Utan vilan blir inte tempot uthålligt.