Några av oss på Citerus beslutade oss för ses, lära av varandra och samla ihop våra erfarenheter kring självorganiserande teamindelning från våra uppdrag som agila coacher. Det finns en hel del att tänka på för att göra medarbetarna delaktiga i självorganisering, allt ifrån att välja ”lagom” många regler, vara ödmjuk och öppen för de förslag och problem som uppstår och engagera alla i att lösa dem. Här sammanfattar vi våra viktigaste lärdomar.
Viktigt att fundera på innan ni bjuder in till workshopen
- Är det tydligt varför en omorganisation krävs och vad målet med den är?
- Varför gör inte chefen “som vanligt”? Vad vill chefen uppnå med självorganiseringsaktiviteten?
- Är detta ett steg mot att stärka en ständigt evolverande process där medarbetarna har fått större möjlighet att påverka?
- Vad händer om det inte fungerar under WS? Ska chefen ta tillbaka frågan? Försöka en gång till?
- Vad händer om resultatet inte blir som chefen tänkt sig? Får chefen motsätta sig resultatet och också göra “management correction”? Kommer du som chef kunna leva som du lär och inte lägga dig i om du nu har delegerat ansvaret?
- Vad gäller om man som teammedlem inte är nöjd och vill byta team?
- Hur hanteras situationen om “någon person blir över”?
- Ska ni ha en utvärderingstid efter omorganisationen?
- Hur långlivade ska teamen vara?
- Om flera team kommer att jobba i samma produkt/system så är det viktigt att i förväg ha en plan för hur ansvaret fördelas mellan dessa team. En viktig fråga är om det kommer att finnas en produktbacklogg (PBL) för respektive team eller om de ska använda en gemensam PBL. Det är också viktigt att ta ställning till hur ansvaret för legacyprodukter/system fördelas mellan teamen så att det blir tydligt vilken kompetens som behövs i respektive team.
Instruktioner för självorganisering att tänka igenom
Låt kreativiteten och teamet ta ansvar genom att sätta så få begränsningar som möjligt. Vilka ramar behövs? Nedan följer ett flertal parametrar att överväga:
- Övergripande mål: Gör det som är bäst för företaget!
- Teamstorlek: Hur många ska finnas i varje team?
- Teamplacering: Ska vi sitta tillsammans eller inte?
- Teammission: Vad ska respektive team har för uppdrag?
- Antal team: Vad är utgångspunkten och vilka begränsningar finns för att påverka om nya idéer kommer upp?
- Beslut om senare justeringar: Behöver teamen vara intakta under viss tid eller kan teamen själva bestämma att de vill göra justeringar?
- Tvärfunktionellt eller inte: Vilka roller ska finnas med (SM, test, BA, utveckling etc)?
- Erfarenhetsmix: Mix av juniora och seniora (eller inte)?
- Arbetsområde: Ska teamen kunna hantera flera plattformar (eller inte)?
- Testmiljöer: Finns eventuella begränsningar i antalet testmiljöer?
- Relaterade affärsområden: Vilka områden i affärsprocessen har teamen ansvar för?
- Produktägare: Hur presenterar ni vem som är produktägare för respektive team?
Förbered material om team, regler, mål etc så att alla kan ha tillgång till det under workshopen.
Värm upp deltagarna inför självorganiseringen
- Berätta om varför förändringen görs, varför alla är inblandade och vad målet är.
- Diskutera vad som är viktigast (kunskap, leveransförmåga etc).
- Visa och diskutera vad team är.
- Visa processen (vilken du nu väljer; big-bang, utvärderingsperiod etc).
- Gå igenom ramarna.
- Gå igenom hur hinder löses upp och hur isolerade frågor kan “parkeras” till rätt tid att hantera dem.
- Gå igenom de olika teamens relaterade affärsområden och eventuella teammissioner om dessa tagits fram på förhand.
- Gör övningen visuell, låt folk skriva upp sig, se mål etc på väggarna.
Stötta deltagarna under självorganiseringen
- Stimulera med frågor och utmana gruppen att ta ansvar.
- Synliggör alla gemensamma ansvarsområden (t ex byggmiljö, utvecklingsmiljö, testautomatisering, dokumentation, support) och be teamen beskriva hur de planerar att hantera dessa i den nya strukturen. Denna diskussion kan leda till nya förslag på hur arbetet kan organiseras.
- Påminn om de regler som finns.
- Stimulera till diskussion och se till att hålla en hög energi. Försök få med de som håller sig i bakgrunden i diskussionerna.
- Identifiera utmaningar med den nya strukturen och hur dessa kommer att hanteras (ett förslag kan vara att se till att det finns ett forum för att driva förändringar).
- Sammanfatta resultat och gratulera till den nya självorganiserade organisationen.
Efterarbete när självorganiseringen är genomförd
1. Sammanfatta och konsolidera resultatet
2. Kommunicera kring eventuell ångervecka eller tid för ny workshop för att göra eventuella justeringar innan ni drar igång.
3. Kör igång teamen och eventuell prövoperiod
En god investering för det agila förändringsarbetet
Det krävs mod av både dig som chef och av medarbetarna för att våga skapa team genom självorganisering. Var beredd på att känslor och äldre konflikter kommer bli synliga under arbetets gång. Varje liten del i en organisation har skapat sin egen subkultur och under en självorganiseringsaktivitet kan detta bli hinder då dessa subkulturer kommer att lösas upp och blandas i nya former. Om du vågar prova så kommer du att lära dig mycket nytt om dig själv, dina medarbetare och din organisation. Och det kommer du ha nytta av i ert fortsatta agila förändringsarbete.
Väck andras nyfikenhet för självorganisering genom att skicka blogginlägget “Därför ska du toppa det agil förändringsarbetet med självorganiserande teamindelning”.