Har ni funderat på ett digitalt verktyg för er backlog? Har ni redan ett avancerat verktyg och önskar att ni hade något smidigare? Sofia berättar hur ett så enkelt verktyg som Trello kan fungera utmärkt även i komplexa miljöer.
Trello är ett webbaserat system – en enkel form av whiteboards med lappar på, varken knutet till Scrum eller Kanban. Jag har i rollen som scrum master provat Trello för både sprintbacklog och produktbacklog för ett team i ett halvår, samt för många andra hobbyprojekt och är supernöjd. Här tänkte jag berätta lite om det jag tycker är fördelarna med simplare verktyg samt några tips och tankar för er som funderar på ett digitalt verktyg för ert arbete och är nyfikna på Trello.
En fysisk scrumtavla har väldigt många fördelar och är för många team det bästa alternativet, men har också begränsningar, inte minst för att all information inte får plats utan måste lagras digitalt på något sätt. Det finns många avancerade system för backlog och scrumtavlor men enligt min erfarenhet skapar de lätt mycket extraarbete i form av uppsättning och ledning, samt gör det bökigt att navigera mellan de funktioner som används och de som inte används och ger därmed inte samma engagemang hos utvecklarna. De blir lätt ett verktyg för projektledare och scrum mastern, inte utvecklarna. De kan även tvinga in teamet i ett flöde som egentligen inte passar verksamheten.
I vårt team önskade vi ett enkelt system som teamet själva skulle känna att de ägde och hade kontroll över och vi ville ha så lite overhead som möjligt. Vi ville också vara fria att anpassa flödet precis hur vi ville. Vi var väl medvetna om de begränsningar som finns i Trello och tyckte att de var fördelar snarare än nackdelar. Begränsningarna skulle göra att vi inte missbrukade verktyget utan bara fick lite bättre möjligheter än vi hade med våra tidigare verktyg. Innan Trello hade vi en fysisk tavla med lappar och ett gigantiskt Exceldokument med backlogen, som utvecklarna mycket sällan tittade i. Förutom frustrationen med många som skulle redigera ett Exceldokument som alltid var låst, saknade jag möjligheten att lägga till kommentarer, efter att ha haft det i tidigare team och projekt. Små kommentarer om vad vi gjorde och varför vissa beslut togs, har visat sig vara guld värda ett eller flera år senare, när det är dags för vidareutveckling eller när nya personer ska sätta sig in i koden. Vi ville ha enkla sätt att hänvisa till designskisser, dokument, wiki-sidor och andra länkar. Jag ville även kunna kolla upp statistik och historik lätt efteråt.
Vi provade Trello i ett litet separat projekt först och många i teamet använde även Trello för privata listor och hobbyprojekt. Sedan tog vi beslutet att gå över till Trello för både backlog och scrumtavla. Att det finns så bra Trello-appar för både iPhone och Android var en stor fördel.
På morgonens stå-upp-möte, där vi ofta är runt 15 personer, kör vi Trello på en projektor mot väggen i teamrummet. En projektor gör ofta att alla utom den med den inkopplade datorn blir passiva. Vi försöker undvika detta på flera sätt, dels varierar vi vems dator som är kopplad till projektorn, dels står alla på morgonmötet så att ingen rör datorn. Dessutom använder vi ibland våra smartphones för att fylla i tasks och information på exempelvis sprintplaneringen. Alla i teamet sitter under dagarna och flyttar stories, skapar nya vid behov, och skriver kommentarer och lägger till information, det hjälper oss att hålla morgonmötena fokuserade och korta.
Produktägaren arbetar ihop med en kravgrupp bestående av personer med vitt skilda kompetensområden, i en egen produktbacklog som givetvis alla i teamet har tillgång till. De har flera listor efter prioritet och system. Vi plockar gemensamt stories som är färdiga att utvecklas från listan “Inför nästa sprint” till sprintbacklogen på sprintplaneringen. Alla stories skapas i produktbacklogen så att vi kan utnyttja löpnumret i den boarden för att ha unika id:n på stories.
De största fördelarna vi upplevt med Trello:
- Webbaserat och lätt att använda både i webbläsaren och i appar för iPhone och Android.
- Går att använda till både jobb och privat. Många i teamet, däribland jag själv, har en bunt andra boards för privata projekt.
- Få men välanvända funktioner. Inga ointressanta funktioner som skräpar ned eller skapar extrajobb.
- Lätt att lägga till checklistor och bifogade filer, samt länka till andra stories/sajter/wiki. Kommentarsfunktionen gör det lätt att lägga till information och få historik.
- Ett väl utbyggt API gör att det är lätt att bygga egna script för att utöka funktionaliteten för teamets specifika behov.
Ett bra sätt att börja med Trello är att testa det i mindre skala, kanske med stories för en viss epic eller projekt, så att ni kan prova på verktyget och se om det är intressant. Trello är gratis så det är lätt att testa och utvärdera i lugn och ro.
Några fler tips för att komma igång med Trello:
- Det finns flera script man kan använda för att importera stories från Excel-dokument. Vi använde ett script för att automatiskt importera våra nästan 1000 stories i vår produktbacklog till lappar i Trello.
- Hjälp teamet att känna sig delaktiga och vara aktiva i verktyget – det är ju till för dem!
- Det är lätt att tilldela personer uppgifter och det går att ha flera personer på en story. Utnyttja detta för att visualisera alla som arbetar med en story, exempelvis utvecklare, kravställare och testare. Det blir dessutom ännu roligare och lättare om alla har avatarbilder.
- Tveka inte att ändra flödet och kolumnerna allteftersom och prova er fram till det flöde som fungerar bäst. En stående diskussionspunkt på retrospektiven kanske?
- Skilj på produktbacklog och sprintbacklog/scrumtavla. Det gör det lättare att fokusera och blir mycket mer överskådligt. Det går givetvis att ha produktbacklogen i ett annat system och bara lyfta över sprintens stories också. Själv arkiverar jag gamla Done-listor och produktionssättningslistor till en separat board, där de ligger som historik för framtiden.
- Använd checklistorna! De kan till exempel användas för att bryta ned stories i uppgifter i utvecklingen, testfall i testprocessen, saker som ska acceptanstestas, samt kravdetaljer.
- Chrome pluginen “Scrum for Trello” ger möjligheten att enkelt sätta och räkna ihop story points på lappar.
- Det finns fem labels i Trello som man döper själv, tex den röda till Hinder. Tänker man till så kan de användas till väldigt bra saker.
- Många eftersöker taggar i Trello. Vi gör taggar på egen hand genom att skriva tex [Projektnamn] i lappnamnet. Då är det lätt att söka ut alla stories som har med ett projekt att göra.
- Filter-funktionen är toppen för att fokusera på enbart vissa stories. Det går att filtrera på label, person eller fri text i en board och då ser man bara dessa.
Så, blev livet lättare med Trello? Efter ett halvår med Trello i teamet, och även tiotals boards för egna hobbyprojekt med vänner, att göra-listor med min man och själv, så tycker jag verkligen det. Det enda jag saknar i Trello är statistik om hur länge en story är i varje kolumn och hur lång tid det tar för en story att gå hela vägen genom utveckling och test till produktionssättning. Detta har dock jag och min kollega Johan Östling ordnat med ett script som hämtar ut och visualiserar den informationen. Missa inte nästa artikel som beskriver vad sådan statistik kan vara bra för och användas till. Ni får även möjlighet att själva använda scriptet för era behov. Del två kommer här på Citerus sajt inom kort!
Läs fortsättningen och hitta scriptet här.