Fyllda med ny energi, ett och annat galet initiativ och många fina minnen är hela Citerus tillbaka från ett par dagar i Barcelona. Att planera en konferens som maximerar delaktighet, det värde som skapas och bygger på självorganisering är en klar utmaning som vi på Citerus har tagit oss an många år. Peppad av hur lyckad årets konferens blev vill vi dela med oss av våra bästa tips.
1. Tydliggör målsättningar
En framgångsfaktor vid delegering av ansvar har varit att tydliggöra effektmål. För oss finns fyra effekter som vi strävar efter att uppnå under våra konferenser och också följer upp i efterhand:
- Utveckla relationerna, lära känna varandra
- Lära av varandra
- Utveckla saker tillsammans
- Stärka den gemensamma bilden av nuläge, önskat läge och vägen dit
2. Sätt ett tema
En bra avvägning för att sätta ramar som ger vägledning för att uppnå effektmålen men också ett tillräckligt utrymme för kreativitet har för oss på Citerus varit att utgå från våra kärnvärden. På vår Barcelonakonferens hade vi ett tema per dag:
- Engagemang Att inspirera andra människor till att lyckas.
- Helhetssyn Att identifiera och fokusera på de viktiga detaljerna för att uppnå en helhet som är större än summan av delarna.
- Mod Att våga utmana sina rädslor och stå för det man tror på.
3. Delegera ansvaret för innehållet med hjälp av självorganisering
Vi har vågat oss på att bryta mot gängse standard av att personalavdelningar och chefer planerar och bestämmer innehållet på konferenser. Med tre team av kollegor som tog hand om de intensiva konferensdagarna fick vi ett brett engagemang för dagarna och ett innehåll med hög relevans. Med många personer involverade i planeringen ökade känslan av ansvar för dagarna i gänget på plats. Med följande introduktion klarade vi självorganiseringen på under 30 minuter:
- Förklaring av teman för de olika dagarna
- Målsättning om att skapa grupperingar om 3-5 kollegor och blandning mellan olika roller/perspektiv
- Uppmuntran att välja ett tema som lockar
- 3 timmar för respektive person att spendera på planeringen av vald dag
4. Rodda allt det praktiska eller ta hjälp av en superstrukturerad kollega
Vi har lärt oss att inte underskatta arbetsinsatsen som det innebär att ordna med bokningar, justeringar och hålla tider för alla beslut som måste tas i förväg. Här är erfarenhet guld värt och gör det till ett mål i sig att hitta en superstrukturerad person som roddar det praktiska för fler än en resa. Genom att först sätta tidsschemat för måltider, transfer, konferensrum och därefter konferenstider (6 h per dag i snitt är skatteverkets minimigräns) byggde vi ett program-skelett med utrymme som var lätt att fylla med konferensinnehåll.
5. Utvärdera tillsammans och vidareutveckla
Vi har prioriterat skriftliga reflektioner genom en enkel enkät eftersom vi vill rotera ansvaret för planering av konferensen och har ett längre tidsglapp mellan tiden mellan avslut av en konferens och planeringen av nästa. I vår enkät har vi inkluderat frågor om de olika konferenspassen, hotell, måltider och effektmål ihop med en ROTI (Return Of Time Invested) och de två öppna frågorna “Vad var mindre bra med resan?” och “Vad var det bästa med resan?” Utvärderingen är inte klar ännu. De preliminära siffrorna efter att två tredjedelar har svarat är att vi nått de olika effektmålen med en varians från 66-95% och en ROTI där 81% ger högsta betyg. Ett gäng svar på de öppna frågorna har redan kommit in:
- De givande övningarna och balansen mellan konferenstid och fritid. Inspirerande och energigivande!
- Komma iväg som samlad grupp. Bra mix av arbete och lek. Mycket god mat och cykelturen var en mycket bra tanke, men pollen och avsaknad av vätskepaus gjorde det mindre kul tyvärr (går inte att planera för allt).
- Alla samtal (både jobb och privat) med kollegor. Det tycker jag är viktigast!
- Flygtiden hem (hade kunnat varit bättre planerad). Lite mindre arbetstid och mer fritid. Kanske möjlighet till enkelrum mot lite extra konsultkostnad.
- Vi hade mycket tid för att samtala och bygga relationer istället för att leverera vilket jag tror skapat starkare band mellan oss inom företaget. Genom samtalen bygger vi en trygghet och skapar tillit vilket är grunden för att våga utmana varandra och få Citerus att växa.
- Perfekt stad. Suveränt organiserat, allt flöt på grymt bra. Fantastiska kollegor att umgås med!
Nyfiken på att veta mer om hur vår Barcelonakonferens var? Kolla in blogginlägget som min kollega Ulf gjorde om sin upplevelse av konferensen eller kontakta mig för att lära dig mer om Citerus kultur.
