I många artiklar och böcker om agila metoder lyfts det ofta fram vikten av att skapa en miljö där team och teammedlemmar kan ta ansvar och se helheten. Det pratas sällan om vikten av att skapa en miljö där chefen ges möjlighet att vara kreativ och innovativ och att vara delaktig i den förändring som teamen genomgår vilket jag ser som en av grundförutsättningarna för att lyckas med införande av agila metoder.
På flera av mina uppdrag har jag mött chefer som har svårt att hitta sin roll när organisationen börjar jobba agilt. Jag har funderat lite kring mina egna erfarenheter som chef respektive agile coach och vad som gör chefsrollen så svår.
Chefens upplevda stress begränsar kreativiteten!
Rollen som chef är oftast upplevd som stressig och arbetet präglas av att följa upp olika resultat och deadlines, att fatta beslut och genomdriva andras beslut och informera om regler och händelser inom företaget. Det ges litet utrymme till att prova nya saker och att utforska nya möjligheter vilket får till följd att cheferna främst använder det limbiska systemet vid beslut, där vi har lagrat trygga stabila mönster så att vi inte utsätts för överraskningar eller hot.
Jag läste nyss artikeln ”The neuroscience of Agile leadership” av Jenny Jepsen där hon beskriver vad som händer i våra hjärnor när vi är stressade och hur detta påverkar vår kreativa förmåga:
- Stress medför begränsad flexibilitet i hjärnan och vi väljer invalda mönster
- Vi blir stressade när vi upplever att vi inte har kontroll och under stress stänger vi av den delen av hjärnan, Prefrontal cortex (PFC), där vi tänker större tankar, har mental flexibilitet och ett målorienterat beteende samt kontroll över våra känslor. Istället tar det limbiska systemet över och besluten baseras på gamla beteenden och tidigare beslut med sikte på att minimera faran och maximera belöningen.
- I mindre stressiga miljöer finns det plats för att tänka nya tankar och vi kan fokusera våra hjärnor på att hitta lösningar för att nå uppsatta mål.
Släpp kontrollbehovet och skapa något nytt tillsammans!
Ett företag utvecklas inte genom att fortsätta göra likadant. Alla har en förmåga att tänka annorlunda och se nya möjligheter men chefsstrukturen i kombination med önskan om kontroll och förutsägbarhet om förvänt resultat begränsar stora delar av kreativiteten i företaget. Det spännande händer inuti människorna när olika människors tankar möts.
Chefen är oftast inte del av problemlösningen utan bjuds in först när ett beslut ska fattas. Är förslaget baserat på tankar utanför den ”normala boxen” så kan chefen uppleva det som ett hot och reflexmässigt säga nej och propsa på att förslaget ska rymmas inom den ”traditionella boxen”. Medarbetarna som tagit fram det nya förslaget tappar både motivation och energi och förtroende för chefen som inte ser samma möjligheter som de ser och det är tveksamt om medarbetarna spenderar mer tid och energi på att hitta lösningar som utmanar systemet och ger företaget nya möjligheter.
- Autonomi i kombination med att vi upplever att vi kan påverka vår situation och ser helheten ger ökad motivation
- Motiverade medarbetare och chefer ger ökad glädje och detta skapar energi som i sin tur ger ökad produktivitet
Chefen behöver visa att hen vill vara med och skapa nya möjligheter tillsammans med medarbetarna och frigöra tid i sin egen planering för att skapa utrymme för kreativt tänkande. Chefen behöver släppa kontrollbehovet och tillåta sig själv att tillsammans med medarbetarna skapa något nytt, som inte är bestämt från början.
Skapa förutsättningar att utforska och prova nya saker!
Här är några av mina förslag på hur du kan börja denna spännande förändringsresa för att skapa en mer kreativ miljö i ditt företag:
1. Skapa en vision för hur du vill att chefens roll ska vara – kreativ & innovativ
2. Definiera ett första steg i denna riktning och genomför detta
3. Skapa tid för att arbeta med kreativitet
- Vilka beslut kan endast fattas av chefen?
- Vilka möten kan endast chefen ha beslutsrätt på?
- Vilka andra har behov av att chefen fattar besluten och varför är det så?
4. Kommunicera och förankra ert förslag i organisationen
5. Följ upp och genomför eventuella justeringar genom att bjuda in organisationen till återblicksmöten med fokus på hur ni fattar beslut och vem som fattar besluten.
Glöm inte att förändringar tar tid och var uppmärksam på varje litet steg som går i rätt riktning.
Lycka till!