Efter en längre insats bör varje grupp reflektera och fånga lärdomar – oavsett om ni jobbar med retrospektiv efter varje sprint. Om ni verkligen vill ta hänsyn till helheten och inte missa perspektiv är det bra att göra detta ordentligt. Många har redan bestämt sig för vad de vill förbättra efter ett projekt men kan då helt missa rotorsaken till ett problem eller blotta existensen av ett annat.
Det här sättet har genererat värdefulla insikter för flera grupper. Metoden leder er genom de viktiga faserna i agila retrospektiv. Vi tar en förmiddag och använder bland annat, tidslinjer, fokusområden, 5 why för att hitta mer och komma djupare ner i fynden.
Kort kan de olika stegen beskrivas så här:
- Check in – låt alla värma upp och säga något
- Beskriv verkligheten under hela perioden/projektet
- Rösta fram de största framgångarna/ bäst fungerande delarna
- och även de största motgångarna / minst fungerande delarna
- Borra ner i och analysera de viktigaste i smågrupper
- Hitta på idéer kring lösningar och framgångsfaktorer
- Presentera resultatet för varandra
- Skapa åtgärder, vad är nästa steg för varje lösning
- Följ upp
Det går också att använda den här Miro-mallen för att underlätta facilitering:
template på Miroverse
Check in 5 min
Gå varvet runt och låt alla säga något de gillar – gärna exempel utanför jobbet. Syftet är att få alla att värma upp och komma med i mötet
Beskriv verkligheten under året/projektet 1h
Rita en tidslinje och låt deltagarna fylla i allt som hänt under året. Använd post its – ni kommer behöva flytta dem. Det kan vara alla typer av händelser som haft relevans för er; planeringsmöten, produktlanseringar, omorganisationer, beslut etc.
Ta också tid att fundera på den dagliga verksamheten, vad har vi för återkommande aktiviteter/rutiner – sätt lappar i en egen ruta för detta.
Avsluta med att gå igenom alla lappar – gruppera dubletter, se till att alla förstår vad varje lapp betyder. OBS – detta tar minst lika lång tid som att sätta upp lapparna.
Är det ett helt år eller mer kan ni behöva 1 + 1 timmar för att sätta lappar och gå igenom dem.
Rösta fram de viktigaste 20 min
Rösta först på de största framgångarna ni haft. Ni kan samtidigt rösta på bäst fungerande rutiner och leveranser. Ge alla deltagare ordentligt med röster (minst 10) – det kommer finnas massor av lappar.
Rösta sen fram de största kriserna och sämst fungerande faktorer
Lyft över era viktigaste i ordning så ni får en prioriterad lista
Dela in deltagarna i smågrupper
Du vill ha max ca 4 i varje grupp. En större grupp minskar engagemanget hos deltagarna (utom de mest extroverta/dominanta) och du vill ha insikter från alla. Kanske har du redan innan funderat över gruppkomposition – vill du ha blandade grupper eller homogena grupper? Båda kan fungera bra men det kan vara värt att fundera om du vill kunna angripa problem från flera perspektiv redan på idéstadiet
Analysera fynden och generera idéer 1h
Låt grupperna ta lappar från er lista (i prioordning) – de ska minst ta en framgång och en motgång var. Deltagarna välja en metod för att borra ner i varje
Presentera gruppens bästa idéer för alla 30 – 60 min
Varje grupp få gå fram och redovisa vad de kommit fram till. Samla de bästa lösningarna, diskutera nästa steg (actions) för varje och vem som ska vara ansvarig.
Se också till att varje åtgärd är inom er egen kontroll. Ni kommer inte vinna mycket på att konstatera att “IT-avdelningen borde ändra sina rutiner”, fokusera på vad ni kan göra som nästa steg.
Följ upp
Om vill vara säkra på att ni inte bara slösat bort en halv dag, se till att ni bokar in eller beslutar er för hur åtgärder ska följas upp.
