Att vara projektledare för ett agilt projekt ställer ofta lite extra krav på dig som projektledare. Håkan Appelgren ger här en sammanställning av dina fyra viktigaste kontaktytor.
Beroende på vilken typ av utvecklingsorganisation du har tillgång till, dvs. projektteam som är knutna till dig eller fasta team som finns i en utvecklingsorganisation, så kommer du ha nya kontaktytor och frågor att hantera jämfört med i ditt traditionella projekt. Här kommer en kort sammanställning som du kan ha nytta av att tänka igenom.
Produktägaren
Produktägare fanns inte i de traditionella projekten. Det brukade finnas kravanalytiker, arkitekter, designers och givetvis utvecklare men nu har du även en produktägare, en person som i praktiken styr utvecklingen. Ibland är leverablerna i projektet även fördelade på fler än en produktägare. Här behöver du se till att all information finns tillgänglig och att kommunikationen verkligen går smidigt. Så vad ska du fokusera på? Ett par viktiga exempel är:
- Finns verkligen visionen för projektet? Är den tilltalande och allmänt känd för att kunna vägleda projektet?
- Funkar prioriteringen och är det tydligt för alla? Här gäller det också att tänka lite utanför projektet, dvs i förhållande till andra projekt, avdelningsaktiviteter, och ledningsgrupper
- Finns det hinder som du behöver fokusera på?
- Är helheten för projektet tydligt? Ofta missar man utbildning, migreringsaktiviteter, dokumentation, eventuella acceptansperioder etc och fokuserar bara på funktionella krav.
- Stämmer den övergripande prioriteringen för ditt projekt med förväntningar från dina stakeholders? Prioriteten på ditt projekt påverkar sannolikheten att hålla övergripande planer, har du låg prioritet så kommer andra projekt troligtvis att gå före ditt projekt i gemensamma aktiviteter.
- Fungerar synkningen mellan olika produktägare i det fall det finns beroenden att hantera? Har ni diskuterat och kommit överens om hur den övergripande synkningen ska ske? Hur kommunicerar du (och eventuellt andra projektledare) och produktägarna med varandra så att ni alla har en förståelse för helheten och hur ni kan hjälpas åt för att leverera det som är viktigast och mest värdefullt först?
Utvecklingsteam och Scrum master
Utvecklare var tidigare grupperade i grupper som leddes av en gruppledare men nu har du självorganiserande team som coachas av en scrum master eller agil coach. Hur ska du förhålla dig till dem? Tänk till exempel på:
- Fyll på med information om vad omgivningen tänker och tycker, planer och progress från andra projekt och hur projektet som helhet går.
- Tillämpa ett tjänande ledarskap och fokusera på hur du kan underlätta för teamen.
- Visa att du litar på teamen och Scrum mastern och undvik uppföljning och rapportering kring detaljer.
- Var intresserad och lyssna in på de tillfällen som ges, till exempel dagliga synk-möten. Belasta dem inte med ytterligare möten där samma information presenteras.
- Undanröj hinder som påverkar teamen.
Användare
Ta hand om de användare eller användargrupper som finns knutna till projektet. De kommer spela en viktig roll, både för att ge input på vad som behövs och för att förankra och acceptera det som levereras. Här kan du ha andra typer av utmaningar, till exempel:
- Vet de vad som förväntas av dem under olika typer av interaktioner, till exempel krav-workshops, design-övningar och användartester?
- Är användarna medvetna om hur utvecklingen går till med iterativa och inkrementella leveranser, då det som de först ser antagligen kommer att ändras och kompletteras? Har de förstått att de kan vara med och påverka prioriteringen och styra utvecklingen?
- Har de tid att vara aktiva i projektet och förstår de vikten av snabb återkoppling?
Styrgrupp
Din styrgrupp, hur väl insatta är de egentligen i det agila arbetssättet? Sitter du med agila utvecklingsteam och de gamla vanliga frågorna från styrgruppen? Några saker att tänka på är:
- Lär dem vad det faktiskt innebär att arbeta agilt med rörligt omfång och möjligheterna med snabba beslut. Det gäller att förklara vad som händer och konsekvenser av omprioriteringar, nya erfarenheter samt vilka utmaningar som finns. Att undanröja hinder är något de definitivt kan bidra med. Undersök vilka behov de har och försök anpassa dessa till den agila metodiken.
- Kan de ge rätt prioritet till ditt projekt eller ändras din relation till andra projekt kontinuerligt och du får ingen kontinuitet hos utvecklingsteamen? Har de förstått att det är projektets prioritering i de gemensamma köerna som är avgörande för när projektet blir klart? Har de förstått att flödet i organisationen och hur många projekt/produkter som är i flödet påverkar genomloppstiden? Ju färre saker i flödet desto snabbare blir de klara, så det gäller att det är rätt saker i flödet. Starta inte nya aktiviteter bara för att det finns lediga resurser, hjälp istället till med att avsluta de pågående aktiviteterna.
- Är styrgruppen intresserade av hur det går genom att aktivt vara närvarande bland utvecklingsteamen? Att jobba på att stärka relationen mellan beställare och team vinner alla på.
Det är ett kontinuerligt lärande med ett nytt synsätt
För att summera dina nya interaktioner så innebär det att anpassa sig till de nya roller som finns i din omgivning och samtidigt hantera de kontaktytor som inte har ändrats. Där ändringen inte varit så stor finns ofta ett stort behov av att översätta från ett traditionellt synsätt till ett nytt agilt synsätt och det är inte alltid lätt. Det är viktigt att alla roller förstår grunderna i det agila arbetssättet och varför organisationen vill byta till agila metoder. Det behövs en gemensam bild för vad vi vill uppnå!
Du kanske har egna erfarenheter där du som projektledare har fått nya kontaktytor. Vilka har dina största utmaningar och lärdomar varit?