Känns det trögjobbat? Går energin åt fel håll i ditt team eller din organisation? Kanske kommer ni från olika delar av en större organisation och ska sätta er ner och jobba tillsammans? Då kan ett flöde, eller en process som det ju egentligen är, förena er och få er att prata samma språk. Här tipsar jag om Value Stream Mapping och några enkla steg för att komma igång.
Egentligen skulle det stå “från klart till idé” i titeln för det är ett av tricken med värdeströmsanalys, eller Value Stream Mapping (VSM) som är ett annat namn på metoden. Det handlar om att gå igenom och se var värde skapas till min produkt och var det tar längre tid än det behöver. Byggs det upp några köer och i så fall varför? Gör vi onödiga steg som inte skapar värde?
Value Stream Mapping är ett kraftfullt verktyg som kan användas i olika syften. Jag har bland annat använt det för att få alla roller i ett flöde att prata ihop sig om syftet med olika aktiviteter. Det har också varit ett bra verktyg för att skapa ett nytt, mer effektivt flöde. Jag har gjort det i större grupper med 20-25 personer och med 3-4 kollegor över en kaffe. Det är med andra ord ett mångsidigt och relativt enkelt verktyg att testa.
Varför Value Stream Mapping?
Jag har ibland fått höra “vi jobbar agilt så vi har inga processer”. Jag hävdar att, oavsett vad vi gör, så finns det alltid en process som går att rita ner. Allt ifrån hur en kod skrivs och sedan byggs ihop till en produkt till hur produkten paketeras och sedan säljs. Vi kommer inte ifrån att vi har arbetsprocesser men skillnaden idag är att det är lättare att ändra och optimera. I en agil organisation ändrar och itererar vi dem i takt med att vi lär oss mer.
En värdeströmsanalys gör att ni hittar och enas om vad som hindrar er mest. Det ger också en tydlighet i hur ni vill att saker ska fungera. Det blir ett driv framåt. Kommer ni från olika världar kan ni komma fram till en gemensam väg framåt. Då skapas energi istället för att den går åt till en arbetsprocess som hindrar er eller som bara skapar konflikter.
Några tips för dig som vill testa Value Stream Mapping:
1. Välj nivån på flöde med omsorg
Fundera på vilket flöde du vill titta på. Det ska vara ett helt flöde, från start till slut. Blir det för långt och involverar många olika roller kan det vara bättre att dela upp det. Det blir bättre diskussioner om alla roller i flödet kan vara med och ha en åsikt om det som händer.
Det gäller också att flödet inte hamnar på för ”molnfri höjd”. Då tenderar vi att vara rörande överens om det mesta. Vi måste ner till detaljer för att hitta var vi tänker olika. Det är först då vi kan lära oss något nytt. Hamnar vi däremot på en alldeles för detaljerad nivå, tenderar vi att inte komma framåt alls. Här får du pröva dig fram. Gå på din magkänsla och parkera diskussioner som aldrig verkar ta slut.
2. Välj en facilitator utanför flödet
Det underlättar om någon som inte är så inblandad i själva flödet faciliterar mötet. Den personen kan då lättare hålla sig neutral när det dyker upp olika åsikter och lättare avstyra för långa diskussioner.
3. Tänk igenom vad som flödar
Det absolut viktigaste att tänka igenom innan är flödesenheten. Vad är det vi bygger värde på i flödet? Välj något specifikt, t ex ett mjukvarupaket eller följ en specifik felrapport. Det blir lättare att vara specifik med vilka aktiviteter som behövs för att öka värdet på flödesenheten om den är tydlig för alla som är med. Under arbetet med flödet kan det vara bra att, då och då gå tillbaka till den valda flödesenheten och kolla att det vi ritar känns relevant.
4. Vilka kan bidra?
Optimalt ska de som tillför värde till flödesenheten delta. Ibland går inte det. Då kan vi dela ut den rollen till en annan deltagare. Ibland kan det vara bra att ha två deltagare med samma roll men i olika team. Då blir det mer diskussion och fler synvinklar täcks in.
Här gäller det också att använda sin magkänsla. Blir vi för många i mötet, tappar vi energin och alla känner sig inte delaktiga. Är vi för få, får vi inte med hela bilden. Gör en avvägning och pröva. Om det inte blir bra – tänk om och pröva igen!
5. Sätt igång och rita!
Samla alla i samma rum om det går. Rita på en stor whiteboard eller sätt upp papper att rita på. Jag brukar rita aktiviteter som rutor och skriver rollen under rutan men du kanske hittar ett annat sätt. Huvudsaken är att ni får upp ett flöde på tavlan som går att diskutera kring. Det är också bra att ha en parkeringsplats för frågor som inte går att lösa här och nu. Tillåt lagom med diskussion så att energin hos deltagarna inte börjar dippa.
Det där tricket då, rita baklänges. Börja mötet med “Nu är vår funktion eller produkt klar”. Hur blev den det? Vad hände precis innan den blev klar och vem hade den då?
Tricket med att rita flödet baklänges är att vi har lättare att hålla oss till det som behövs, det som faktiskt adderar värde. Det blir svårare att lägga till en massa onödiga aktiviteter som inte adderar värde till produkten.
Är vi effektiva?
För att kunna analysera flödet mer kan vi även sätta tider på flödet, t ex ledtid, värdeadderande tid på aktiviteterna och kötid mellan aktiviteter. Ibland går tiderna att mäta och vi kan kolla hur de såg ut för en tidigare liknande produkt. Det är inte alltid så enkelt. Om det inte finns mätdata för flödet så brukar jag tänka såhär:
Värdeadderande tid är när solen skiner, vi har medvind och ingen stör oss. Hur lång tid skulle aktiviteten ta då?
Ledtid blir den tid som magkänslan säger att det tar – givet möten, telefonsamtal och andra arbetsuppgifter som ska göras samtidigt.
Där vi ska sätta in stöten och analysera vidare är där vi ser att differensen mellan ledtid och värdeadderande tid är som störst. Vi behöver då bryta ner den aktiviteten i ett eget flöde med mer detaljer för att hitta orsaken till differensen. Det går även att räkna ut effektiviteten på ett flöde så att vi över tid kan följa trenden. Jag har personligen aldrig känt behovet av att göra det. Diskussionerna och insikterna brukar ge tillräckligt med förbättringar att genomföra utan att mäta och räkna så mycket.
Just do it!
Så vänta inte, börja rita! Det behöver inte vara krångligare än att samla några kollegor i ett rum i en timme eller två. Det som kommer fram, förutom flödet, är nästan det som är mest värt. Vi pratar samma språk, vi delar våra vyer och infallsvinklar, vi hittar vad som hindrar oss och där vi är som mest ineffektiva. Det som kommer fram är oftast inte där vi försökte optimera innan vi ritat upp hela flödet. Ofta jobbar vi med de delar av flödet som vi kan och som redan är rätt så optimerade.
En värdeflödesanalys ger som sagt samsyn och ett fokus att sträva framåt och att utvecklas. Det blir också tydligt vilken förändring eller förbättring som ger mest. Framförallt så lär vi oss otroligt mycket om vår produkt och om våra kollegor och kanske något nytt om oss själva.
