På Citerus använder vi oss ofta av formatet Open Space (OS) för att sprida information och diskutera olika ämnen. Open Space är en väl etablerad teknik för att i grupp skapa kunskap inom godtyckligt område.
Open Space bygger på deltagarnas engagemang och kunskap för att skapa och delge information till andra. Nedan följer en kort checklista för hur man kan genomföra ett lyckat Open Space.
Förberedelser
- Välj tema om det ska vara ett tema
- Om du vill kan du före OS be deltagarna fundera över något de vill ta upp så att de har haft tid att tänka innan det är dags
- Bestäm tidsslottar (30-60 minuter) och antal parallella ämnesspår
- Förbered start- & summeringsplats
- Gör ett schema med spår (lokaler) och tidsslottar
- Stora post-it-lappar
- Whiteboardpennor
- Tejp
- Förbered lokaler för de olika spåren
- Bord
- Flipchart
- Post-it/Indexkort
- Pennor
- Whiteboardpennor
- Tejp
Eventuellt annat material om man ska skapa något specifikt
Genomförande
- Samla alla på startplatsen
- Önska alla välkomna. Be alla att vara mentalt närvarande.
- Instruktioner (5 minuter):
- Start- och stopptider
- Var finns rummen/platserna och vilket material finns
- Var finns schemat
- Fika/mat/frukt tas på eget initiativ när det passar
- Berätta om temat för OS (om sådant finns)
- Berätta att ämnen ska skrivas tydligt på (stora) lappar + Namn. Använd övre halvan av lappen för att lämna plats att skriva upp sig på nedre halvan
- Poängtera att den som skriver en lapp är ansvarig för lappen, ämnet och sessionen
- Berätta att man får skriva inga, en eller flera lappar
- Tydliggör att lappansvarig ska se till att det dokumenteras en sammanfattning av vad man avhandlat och kommit fram till under sessionen. Välj format om du vill styra det, annars löser gruppen det.
- Förklara att när en deltagare har skrivit en lapp, ska den ställa sig upp, läsa upp lappen högt och tydligt (mitt ämne, mitt namn) och sätta den på önskad plats på schemat. [Det är bra att höra de andras ämne för att undvika dubbletter och få inspiration]
- Skapa ämnen och schema
- Be alla skriva lappar, läsa upp dem och sätta upp dem på schemat
- När skrivandet avtar och inga nya ämnen finns, be samtidigt alla att skriva upp sig på de sessioner de vill gå på på nedre delen av lappen. [Det är inte obligatoriskt att följa sina val men det ger bra information om det är värt att ha ett ämne/splitta ett ämne och också en insikt för dltagarna vad som är viktigast för dem]
- Låt gruppen lösa konflikter och själva förhandla, slå ihop, flytta om – självorganisation.
- Påminn om lagen om Två Fötter (Law of Two Feet, se nedan)
- Påminn om att sessionsansvariga är ansvariga för att leda sin session och att alla är ansvariga för sitt eget deltagande, dvs gå dit där de bidrar/lär sig mest.
- Kör!
- Samling ledd av facilitator (15 minuter)
- Reflektioner på ämnen avhandlade?
- Reflektioner på formatet?
- Någon som vill dela med sig av något speciellt?
- Gå varvet runt och fråga varje person, om de vill, vad de kommer att göra härnäst med det som de lärt sig.
- Påminn om det dokumenterade resultatet och vad som ska ske med det.
- Tacka och beröm!
Bakgrundsinformation
Det är fyra principer och en lag som stödjer facilitatorn och deltagarna. De är:
- Vem som än kommer så är det rätt människor.
- Vad som än händer är det det enda som kunde hända.
- Närhelst den startar så är det rätt tillfälle.
- När den är slut så är den slut.
- Lagen om Två Fötter – varje individ har två fötter och måste vara beredd att använda dem (dvs om man inte känner att man bidrar eller lär sig något så ska man flytta till en annan grupp och ämne)
Ledaren måste ärligt lita på att gruppen hittar sin väg och klarar sig själv.
Det måste vara en planerad början och slut på hela OS, men allt däremellan måste få ha sin egen gång. Om en session tar längre tid än planerat har deltagarna självständigt bedömt att det var viktigare än att bryta och gå vidare.
Du kan läsa mer om OS här och här
Avslutningsvis några tips från coachen…
Styrning
Var tydlig med ramarna så att gruppen kan självorganisera sig. Ett vanligt misstag är att man ska in och peta och ge förslag. Sätt upp processen noggrant och låt sedan gruppen äga OS. Ju tydligare man är med ramarna desto enklare har gruppen att ta ägarskap och organisera sig själva effektivt. Som exempel på ramar kan nämnas, vilka rum som finns, ansvar hos de som har ett ämne, att grupperna får lösa konflikter i planeringar sins emellan etc.
Planering
Låt folk skriva en stund och sen är det viktigt att de som har ett ämne läser upp det för hela gruppen och sedan plockar en tid. Det snabbar upp processen och startar diskussioner runt planeringen.
Planeringskonflikter brukar gruppen kunna lösa själva – lita på dem och låt planeringen ta den tid den behöver!
Om man inte håller sina tidsslottar
En grundtanke med OS är att gruppen och sessionsansvariga kan ta ett eget ansvar och det som de tycker är mest värdefullt i stunden ger det bästa resultatet. Var tydlig med detta under inledningen. Därför är det bättre att vara tydlig med ansvaret hos var och en att bedöma om man vill gå till nästa session eller stanna kvar, dvs stör inte sessionerna under OS.
Lycka till!