Vi på Citerus arbetar med att hjälpa företag att utveckla enastående mjukvara genom agila metoder och vi har även stort intresse för ledarskap och hur detta påverkar produktiviteten i företaget. Hösten 2014 blev vi kontaktade av ett företag som ville ha hjälp med att utveckla sitt ledarskap och vi planerade tillsammans med dem upp en workshop med syftet att identifiera deras ledarskapsvision och varumärke.
Utmaningen låg i att på kort tid få hela gruppen att känna delaktighet och delat ägandeskap för den vision och det varumärke som skulle skapas. Vi bestämde oss för att använda de agila verktygen som Scrum bygger på för att på ett enkelt och snabbt sätt skapa fokus, jobba med små delleveranser och ge förutsättningar för att enkelt dela resultat mellan grupperna.
När vi nu dyker djupare in i hur vi drog nytta av de agila metoderna för att skapa ett roligt och effektivt visionsarbete hoppas jag att ni får med er inspiration för att använda metodiken inom er ledningsfunktion och andra nya områden.
Dessa Scrum-aktiviteter använde vi:
Backlog = en lista med det arbete som ska utföras, det viktigaste i toppen (högst prioriterat)
Sprintplanering = planera det jobb teamet fokuserar på i sprinten och se till att det finns förutsättningar att lyckas med det planerade jobbet samt att teamet har något värdefullt att presentera för de andra teamen i demon
Utveckling = arbeta med uppgiften
Retrospektiv (återblick) = vad fungerar bra/kan bli bättre i hur ni arbetar i teamet, vad har ni lärt er?
Demo = visa upp vad teamet åstadkommit och få feedback och uppskattning från andra team samt bli inspirerade av andra teams demo vilket kan generera förändringar i nästa sprintplanering.
Så här gjorde vi:
Vi startade med att jobba två och två i rollspel.
“Året är 2020 och företag X har blivit utnämnt till att ha “Sveriges bästa ledarskap”. Den ena personen är journalist på tidningen Chef och ska intervjua den andra personen som är chef på företaget X kring hur deras ledarskap ser ut.”
Övningen väckte nyfikenhet hos deltagarna kring vad de andra cheferna tänkte kring ledarskap och detta gav alla chansen att beskriva vad de såg som bra ledarskap och det ledarskap de drömde om. Nya diskussioner skapades när grupper om fyra personer bildades och uppdraget att visualisera gruppens vision för ledarskapet skapade mycket energi och skratt.
Sista övningen gick ut på att skapa en gemensam bild av företagets ledarskap. Det gick snabbt då det fanns mycket gemensamt i de bilder som tidigare skapats. Nu hade vi en vision för ledarskapet som alla kände att de varit delaktiga i att skapa!
Skapa ledarskapsvarumärke
Alla var mycket engagerade och fulla av förväntan inför nästa övning där vi skulle skapa ledarskapsvarumärket. Vi började med en kort inspirationsföreläsning kring andra företags ledarskapsvarumärken och därefter fick deltagarna i uppgift att dela in sig i tre team. Vi beskrev uppdraget som “skapa ert ledarskapsvarumärke” och hur Scrum kan tillämpas. (Företag X jobbar inte enligt agila metoder så detta var ny metod för de flesta av deltagarna).
Responsen på teamens demo efter första sprinten gav inspiration till nya tankar och det skedde en synkronisering mellan teamen kring vad som var viktigt. Retrospektiven (återblickarna) i teamen gav individerna möjlighet att påverka hur deras team utförde sitt arbete och vi märkte att det blev förändringar kring samarbetet inom teamen. Konturerna av deras ledarskapsvarumärke blev synligt i demon efter andra sprinten och efter tredje sprinten var det tydligt. Alla teamen hade lyft fram tre saker som de ansåg var viktiga – trovärdighet, mod, engagemang. Dessa ord blev grunden till det gemensamma ledarskapsvarumärket.
Att få det att ske i vardagen
Företag X vision och varumärke fanns nu tydligt på väggarna i konferensrummet men det var ett viktigt steg kvar – att få detta att ske i vardagen.
Vi bildade tre nya team med uppdrag att under tre sprintar skapa en backlogg med det arbete som skulle utföras “idag, om 1 månad, om 6 månader”. Alla var nu bekanta med metoden Scrum och arbetet kom snabbt igång. Denna gång uppstod det även samarbete och självorganisering mellan teamen. Efter första demon bestämde teamen sig för att fokusera på olika områden och de skapade delaktighet och förståelse för varandras arbete genom väl genomförda demos.
Skapa en förändringsbacklog
Som avslutning spenderade vi en timme på att skapa en gemensam plan och en förändringsbacklog. De aktiviteter som skulle utföras idag och inom 1 månad var tydligt formulerade med ansvarig person och klarkriterier. De aktiviteter som skulle införas senare var beskrivna på en högre nivå då det under resans gång kan komma andra saker som anses högre prioriterade. Deltagarna beslutade vem som skulle ansvara för att hantera förändringsbackloggen, vilka forum som skulle driva förändringen och hur cheferna skulle fortsätta att samarbeta efter konferensen. Deltagarna åkte hem med stor tillförsikt att det skulle bli en förändring och att de nu var ett ledarskapsteam som ville lyckas med sin vision!
Vill du se vilka övningar vi gjorde?