Skulle du vilja hjälpa din grupp att mer självständigt identifiera, förstå och lösa problem? Vill du att ni som grupp ska vara bättre om ett år än ni är idag? Då kan regelbundna retrospektiv vara rätt för er.
Lättrörliga, eller agila, metoder har blivit ett vanligt sätt att arbeta i mjukvaruföretag idag. En central del i lättrörliga metoder är fokuset på lärande och förbättring. Med lättrörliga metoder bygger vi inte bara produkter av hög kvalitet, vi bygger också ökad kapacitet i våra organisationer.
Jag pratade med en utvecklare på ett stort produktföretag om det här med innovation och idéer. Han hade flera lovande idéer som han gärna ville utforska vidare, men fick inget gehör för dem. Jag frågade honom hur det kändes. Föga överraskande svarade han att det fick hans motivation att sakta dala.
För att en idé skulle anammas i företaget krävdes att den kom från rätt, officiellt håll. I det här fallet betydde det att de skulle komma från en chef på en viss nivå. Jag frågade om han trodde att det fanns fler som satt på idéer som inte togs tillvara. Han svarade att han trodde att nästan varenda en av hans kollegor hade en toppidé som bara låg och ruttnade bort i en byrålåda någonstans. När man försökt lyfta sin idé några gånger och misslyckats gav man helt enkelt upp.
Hur ser det ut i ert företag? Har ni en mekanism för att fånga upp idéer om såväl produkt- som processförbättringar? Hur gör ni för att undersöka vilka resultatförbättrande åtgärder era kollegor har tänkt ut, men ännu inte fått gehör för? Hur gör ni för att utvärdera dem, förankra dem och planera för deras genomförande?
Regelbundna retrospektiv (återblickar) är ett sätt att tillsammans utvärdera och förbättra verksamheten. Till skillnad från expertdrivna eller toppstyrda förbättringar, bygger återblickar på att engagera de som gör jobbet i förbättringarna. Det finns flera positiva effekter av det:
- Det bygger engagemang för förbättringarna
- Sannolikheten för att förbättringarna genomförs och accepteras ökar
- De hjälper deltagarna att se saker och ting ur olika perspektiv
Hur fungerar ett retrospektiv rent praktiskt? Det krävs ingen svartkonst för att lyckas göra retrospektiv effektiva, men det krävs tålamod och uthållighet. Med lite hjälp kan ni lätt sätta ihop ett grundformat för era återblickar som ni kan använda under till exempel ett halvår, för att sedan utvärdera och förbättra det allt eftersom ni lär er mer om vad som fungerar bra för er.
Den som handleder ett retrospektiv behöver sätta sig in i vad som får ett retrospektiv att bli effektivt. En skicklig handledare fokuserar på att:
- Skapa en miljö i retrospektivet som är trygg, så att deltagarna törs säga vad de tänker
- Engagera gruppen med hjälp av interaktiva och ändamålsenliga övningar
- Fånga upp det som sägs så att det inte går förlorat
- Hjälpa gruppen omsätta sina idéer till en konkret och överenskommen handlingsplan
Ett sätt att lära sig mer om retrospektiv är att undersöka om det redan finns någon i organisationen som använder dem. I så fall kan man fråga om det går bra att delta som, helt tyst, observatör vid några tillfällen. Kanske kan också den som leder de återblickarna hjälpa din grupp med handledningen de första gångerna, så att ni blir varma i kläderna. Ett annat sätt är att ta hjälp av en erfaren extern handledare, dels för handledning de första gånger, dels för att hjälpa er att ta fram ett grundformat för era återblickar.
Rätt utförda är regelbundna retrospektiv ett effektivt sätt snabbt omsätta den kunskap och kreativitet som finns i organisationen till lösningar på både små och stora problem. Retrospektiv är med andra ord en bra affär rent ekonomiskt.